طريقة حل مشكلة وصول ملف OST لبيانات Outlook إلى حجمه الأقصى.

تعد ملفات OST مهمة لأنها تحفظ نسخة من بيانات صندوق البريد في ملف محلي، وتتيح للمستخدم تعديلها دون الإتصال بالإنترنت؛ تحتوي هذه الملفات على كل المعلومات المتعلقة بقوائم جهات الإتصال، والمهمات، ورسائل البريد الإلكتروني.

قد يصل ملف OST لبرنامج Outlook إلى حدود حجمه القصوى، ولن تتمكن حينها من تخزين المزيد من البيانات فيه. ستساعدك هذه المقالة بكل الطرق الممكنة لحل مشكلة وصول ملف OST لبيانات Outlook إلى حجمه الأقصى.

الأسباب المحتملة لوصول حجم ملف OST إلى حده الأقصى

قبل استهداف المشكلة بالحلول الفعالة، من المهم معرفة أسباب وصول ملف OST لبيانات Outlook إلى حجمه الأقصى.

مشكلة في القيمة المدخلة في محرر سجل النظام Registry

عندما يحمل المستخدمون نسختين منفصلتين من مجموعة برامج Office في الجهاز ذاته، تظهر الأخطاء في القيم المدخلة في محرر سجل النظام. على سبيل المثال، إذا حملت برنامج Outlook 2007 و2013 في الوقت ذاته وفي الجهاز ذاته، يمكن أن تحدث مشكلة في قيم محرر سجل النظام، ويصل بسببها حجم ملف OST إلى حده الأقصى.

حدود حجم الملف

كثيراً ما تمتلك صيغة الملفات المُستخدمة في برنامج Outlook حداً للحجم، إذ يمكن أن يمتلئ بسرعة خلال عدة أشهر. تمتلك صيغة ANSI مثلاً حداً للحجم بمقدار 2 غيغابايت، ويمكن ملؤه بسهولة باستخدام الملفات والبيانات المرفقة كبيرة الحجم.

حدود الصيغة

إن صيغة UNICODE المُستخدمة في برامج Office، مثل برنامج Outlook 2010، تمتلك حداً بمقدار 50 غيغابايت، ويمكن ملء هذا الحد بالاستخدام الاعتيادي. وفي مثل هذه المواقف، تنجم مشكلات حجم ملف OST عادةً.

6 طرق لتحل مشكلة وصول حجم ملف OST إلى حده الأقصى

هل أنت جاهز للقضاء على مشكلة وصول حجم ملف OST في Outlook إلى الحد الأقصى؟ سنناقش في هذا الجزء ستة طرق سريعة وسهلة الاتباع.

الطريقة 1: خاصية تنظيف صندوق البريد

إن أول حل للتخلص من مشكلة حجم ملف OST هو تنظيف صندوق البريد. وعبر التقليل من الرسائل القديمة، سيكون بإمكانك الحصول على مزيدٍ من المساحة بسهولة، الأمر الذي سيساعدك أيضاً في حل مشكلة حجم ملف OST.

الخطوة 1: في حساب Outlook، انقر على زر الملف File في الزاوية العليا اليسرى من شاشتك. انقر الآن على خيار المعلومات Info من القائمة، ثم انقر على أدوات التنظيف Cleanup Tools الموجودة بجانب خيار تنظيف صندوق البريد Mailbox Cleanup.

الخطوة 2: من أدوات التنظيف، انقر على خيار تنظيف صندوق البريد Mailbox Cleanup، ثم اختر عرض حجم صندوق البريد "View Mailbox Size" من القائمة المعروضة لتتحقق من الحجم الكلي لبيانات صندوق البريد المخزنة في ملف OST.

الخطوة 3: باستخدام زر الإيجاد Find، يمكنك البحث عن العناصر الأقدم عبر إدخال الأيام أو أحجام الملفات لحذفها.

الخطوة 4: للمزيد من المساعدة، يمكنك البحث عن إفراغ العناصر المتعارضة Empty Conflicts، وعرض حجم العناصر المحذوفة View Deleted Item Size، وإيجاد الملفات التي حجمها أكبر من كذا Find Items Larger Than، لتحذف البيانات غير المرغوبة بحذر لتقلل حجم ملف OST.

الطريقة 2: تعديل إعدادات "البريد المحتفظ به دون الإتصال بالإنترنت"

يقدم برنامج Microsoft Outlook هذا الخيار النافع لمستخدميه المخصصين لتحديد كمية البيانات التي يريدون مزامنتها دون الإتصال بالإنترنت بعد توفر الإتصال بالإنترنت. فعبر القيام بهذا، ستتمكن من التحكم بتزامن البيانات، وحفظ المعلومات المفيدة منها فقط. ولأداء هذا الأمر، عليك تعديل إعدادات Mail to keep offline يدوياً.

الخطوة 1: ابدأ عبر فتح حساب Outlook. اذهب إلى زر الملف File، ثم انقر على خيار المعلومات Info.

الخطوة 2: من قائمة المعلومات، انقر على إعدادات الحساب Account Settings، ثم انقر مجدداً على الخيار ذاته، وانقر بعدها على أيقونة الملف الشخصي، ثم اختر خيار التغيير Change.

الخطوة 3: في شريط تمرير الاحتفاظ بالبريد دون الإتصال بالإنترنت Mail to keep offline، يمكنك ضبط الإعدادات بين 3 أيام إلى 5 سنوات لتقليل حجم ملف OST. للقيام بهذا الأمر، اضبط شريط التمرير إلى أقل قيمة لتزامن أقل مقدار من البيانات؛ على سبيل المثال، عوضاً عن اختيار مدة سنة واحدة، يمكنك اختيار مدة 6 أشهر لتقلل من حجم ملف OST بشكل ملحوظ.

الطريقة 3: استخدام مفاتيح محرر سجل النظام لضبط حدود حجم الملف

يوجد خيار آخر لتقليل حجم ملف OST، ألا وهو تعديل قيم مفاتيح محرر سجل النظام Registry ومُدخلاته. من فوائد هذه الطريقة عدم حاجتك إلى إزالة عناصر صندوق البريد ورسائله الأقدم لتقليل حجم ملف OST، ويمكنك الحصول على المزيد من المساحة آلياً عبر تغيير حجم سجلات النظام الأقصى.

يمكنك إعادة ضبط حدود الحجم لأربعة من مُدخلات سجل النظام، إذ تستخدم قيم "WarnLargFileSize" و"MaxLargeFileSize" صيغة UNICODE التي تمتلك حجم أقصى بمقدار 50 غيغا بايت لبرنامج Outlook 2010 أو النسخ الأحدث. أما لبرنامج Outlook 2003 و2007، فهذه الصيغة تمتلك حجم أقصى بمقدار 20 غيغا بايت، بينما تستخدم قيمتي "MaxFileSize" و"WarnFileSize" صيغة ANSI، وتمتلك حد حجم أقصى بمقدار 2 غيغا بايت في برنامج Outlook 2000.

لبرامج Outlook 2010، و2013، و2016

لبرنامج Outlook 2003 و2007

الطريقة 4: ضغط ملف OST للتقليل من حجمه

يتيح برنامج Microsoft Outlook أيضاً الوصول السهل إلى خيار تقليل حدود حجم ملف OST لبرنامج Outlook عبر الضغط، ما سيعني أن ملفات OST ستُضغط إلى حجم أصغر، ولكن ستبقى البيانات المخزنة آمنة. للقيام بهذا الأمر، سيتعين عليك التخلص من العناصر غير المرغوبة وإخلاء مجلد العناصر المحذوفة للحصول على مزيدٍ من المساحة. اتبع الآن التعليمات في الأسفل:

الخطوة 1: من خلال حساب Outlook، انتقل إلى زر الملف File واضغط عليه، ثم انقر على خيار إعدادات الحساب Account Settings، وكرر النقر عليه مجدداً لتتقدم.

الخطوة 2: من بين علامات التبويب المختلفة المعروضة في الأعلى، انتقل إلى مبوبة ملفات البيانات Data Files، ثم اختر ملفات OST التي تريد ضغطها من هذه المبوبة.

الخطوة 3: اذهب الآن إلى إعدادات ملف OST عبر النقر على خيار الإعدادات Settings، ثم انقر على خيار الإعدادات المتقدمة Advanced للمتابعة.

الخطوة 4: من قائمة الإعدادات المتقدمة، انقر على الخيار المسمى Outlook Data File Settings للضغط. اختر بعد ذلك خيار الضغط الآن Compact Now، ثم انقر على زر الموافقة OK للتأكيد، ليتقلص حجم ملفات OST عبر ضغطها.

الطريقة 5: تعطيل مزامنة المجلد المشترك

في حساب Microsoft Exchange، يمكن للأشخاص مشاركة المعلومات والبيانات مع الحسابات الأخرى عبر المجلدات المشتركة Shared Folders. لا شك في أن هذه المجلدات مفيدة، لكنها يمكن أن تحتل الكثير من المساحة المخصصة لملفات OST. ينتج عن ذلك وصول ملفات OST إلى حدودها، ما يضع العقبات بوجه عمل البرنامج الاعتيادي، وسنعطل في هذه الطريقة مزامنة المجلد المشترك باستخدام خطوات بسيطة وسريعة.

الخطوة 1: في برنامج Microsoft Outlook، اذهب إلى زر الملف File، ثم انقر عليه لتجد إعدادات الحساب Account Settings، ثم اختر في قائمة إعدادات الحساب على "Account Settings" لتفتح علامات تبويب عديدة.

الخطوة 2: عندما ترى عدة علامات تبويب في شاشتك، انقر على علامة التبويب المسماة Data Files للمتابعة، ثم استكشف علامة التبويب هذه، واختر ملفات OST التي تريد تقليل حجمها في هذه العملية.

الخطوة 3: أغلق علامة التبويب الأخيرة، وافتح إعدادات برنامج Outlook، ثم اذهب إلى خيار الإعدادات المتقدمة Advanced، وعطل خيار تحميل المجلدات المشتركة Download Shared Folders عبر النقر عليه.

الخطوة 4: أعِد تشغيل حساب Outlook الآن، وانتظر بضعة دقائق حتى تنتهي عملية المزامنة.

الطريقة 6: إعداد مجلد الأرشيف

من طرق حل مشكلة وصول ملفات OST لبيانات Outlook إلى حجمها الأقصى إنشاء مجلد أرشيف. فإذا كنت تواجه صعوبة في حذف عناصر صندوق البريد الأقدم، يمكنك إعداد مجلد أرشيف عبر نقل بياناتك. بقيامك بذلك، ستتمكن من تقليل حجم ملفات OST بسهولة، وذلك عبر إبقاء كل بيانات صندوق البريد ومعلوماته محفوظة.

الخطوة 1: من حساب Microsoft Outlook، اذهب إلى زر الملف File المعروض في الزاوية العليا اليسرى.

الخطوة 2: انقر على خيار المعلومات Info، ثم انقر على أدوات التنظيف Cleanup Tools، وحدد خيار الأرشيف Archive من بين أدوات التنظيف وانقر عليه.

الخطوة 3: من نافذة الأرشيف، اختر الملف أو المجلد الذي تريد أرشفته. اختر بعدها موقع مجلد الأرشيف في صندوق الاستعراض، ثم انقر على زر الموافقة OK بعد انتهائك لتحفظ الملف الأرشيف إلى الموقع المُختار.

خاتمة

في الكثير من الأوقات، عندما يواجه الأشخاص مشكلة وصول حجم ملفات OST لبيانات Outlook إلى خده الأقصى، لا يتمكنون من تخزين المزيد من المعلومات والبيانات في ملفات OST. ولتخطي هذه المشكلة، ولمتابعة استخدام خاصيات ملفات OST، ناقشت هذه المقالة ست طرق فعالة وسهلة الاستخدام، كما قدمنا أيضاً خطوات بسيطة ومفصلة لضمان راحتك.